Vor der ersten Nutzung von e-reporting, müssen zahlreiche Stammdaten gepflegt werden, die sich natürlich im laufenden Betrieb erweitern, ändern und auch löschen lassen.

• Firmenverwaltung

• Abteilungs-Verwaltung

• Berufe & Lehrpläne

• User-Verwaltung

• Ausbilder-Verwaltung

• Stunden-Verwaltung

• Feiertags-Verwaltung

Da e-reporting sowohl von einem 10-Mann-Betrieb, als auch von Firmen mit mehreren hundert Azubis genutzt wird, ist eine Verwaltung mehrerer Firmen/Standorte unabdingbar.

Neben dem Namen des Ausbildungsbetriebes, der Anschrift können auch noch Telefon- und Faxnummer sowie Ansprechpartner eingefügt und hinterlegt werden.

Auch die Einbindung eines Firmen-Logos ist bequem über benutzerfreundliche Dialoge durchführbar.

Ein Betrieb zieht in andere Geschäftsgebäude. Kann ich die Daten nachträglich ändern? - Selbstverständlich, die Daten können beliebig oft geändert werden.

Ein Standort wurde zusammen mit den Azubis leider veräußert. Kann man Firmen auch löschen? - Selbstverständlich, auch löschen ist möglich. Löscht man einen Ausbildungsbetrieb werden auch gleich alle damit verbundenen Daten (Abteilungen, User, Nachweise etc.) nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Da im Nachweis selbst immer die derzeitige Ausbildungsabteilung ausgewählt wird und natürlich die Auswertungen über die Abteilungen gefiltert werden können, hat auch diese Verwaltung einen großen Vorteil gegenüber herkömmlichen Berichtsheften.

Durch eine Auswahlliste wird der Abteilung ein vorher in der Firmen-Verwaltung hinterlegter Betrieb zugeordnet. Über einen Button würde sich auch direkt in das Formular zur Anlage eines neuen Ausbildungsbetriebes springen lassen, ohne extra in die Firmen-Verwaltung wechseln zu müssen.

Kurzzeichen (erscheint im Nachweis), Abteilungsname und Ausbildungsbeauftragter lassen sich per Tastatur in die Eingabefelder schreiben und der Zweig (kaufmännisch/gewerblich) lässt sich komfortabel über RadioButtons auswählen.

Auch hier gilt: einfügen, ändern, löschen - kein Problem.

Ausbildungsberufe

In dieser Verwaltung werden die wichtigsten Neuerungen e-reportings gegenüber anderen Ausbildungsnachweisen hinterlegt.

Zunächst sind die einzelnen Berufe und ggf. Fachrichtungen anzulegen, die dann in einer Baum-Struktur angezeigt werden.

Hat sich ein Rechtschreibfehler nach dem Speichern im Beruf eingeschlichen - keine Panik, auch hier gibt es die Funktion Daten nach dem Sichern wieder aufzurufen und abzuändern.

Wird ein Beruf gelöscht und sind diesem noch Fachrichtungen zugeordnet, so wird der Benutzer darüber informiert ob wirklich gelöscht werden soll.

Löscht man einen Beruf, so sind nach einer Sicherheitsabfrage auch sämtliche User-Daten weg, die diesem Beruf zugeordnet waren.

Ausbildungsrahmenpläne und Stoffverteilungspläne (Rahmenlehrpläne der Berufsschule)

Mit Hilfe dieser Funktionen lassen sich zu den vorher angelegten Berufen und Fachrichtungen (evtl. die vom Ministerium vorgegebenen) Rahmenpläne, sowohl für Betrieb, als auch für Berufsschule hinterlegen.

Für eine Anlage eines Ausbildungsrahmenplanes (ARP) ist nur der Beruf bzw. noch die Fachrichtung zu selektieren und auf den Button "Ausbildungsrahmenplan" zu klicken, so öffnet sich das Formular zum Anlegen.

Auch kann man in diesem Dialog sofort festlegen, ob ein Punkt des Planes ein Unterpunkt und somit ausführbar ist. Sprich Oberpunkte wie z. B. "Der Ausbildungsbetrieb" sind natürlich keine Tätigkeit. Hingegen "Aufgaben des ausbildenden Betriebes erläutern" schon mehr.

Diese Unterscheidung wird nur durch einen Haken beim Anlegen des Punktes gesetzt und somit wirklich sehr, sehr einfach für einen Benutzer konzipiert.

Angezeigt wird der ARP dann schließlich in einer übersichtlichen Baumstruktur, versehen mit Images um sofort zu erkennen, welcher Punkt "ausführbar" ist bzw. welcher nur als "Oberpunkt" dient.

Beim Stoffverteilungsplan (SVP) gibt es beim Anlegen eine Besonderheit. Da die Rahmenlehrpläne von Bundesland zu Bundesland verschieden sind, wird vorher noch das Bundesland festgelegt, für den dieser Plan gelten soll.

In der User-Verwaltung werden alle Auszubildenden mit ihren entsprechenden Daten hinterlegt.

Neben dem Ausbildungsberuf und der Fachrichtung lässt sich auch der Ausbildungsbetrieb bequem durch DropDown-Menüs auswählen. Der Inhalt dieser DropDown-Menüs wird aus den anderen Verwaltungen (Berufe & Lehrpläne, Firmen-Stammdaten) gezogen.

Des Weiteren gibt es neben jeder dieser drei Eingabefelder einen Button, mit dem man sofort in den jeweiligen Dialog springt um einen Beruf, Fachrichtung oder Ausbildungsbetrieb anzulegen, ohne extra nochmal in die Verwaltung selbst springen zu müssen.

Im zweiten Register sind nun die persönlichen Angaben einzugeben. Diese sind vor allem für das Deckblatt der Nachweise wichtig.

Das dritte Register bezieht sich auf die Logon-Daten. Hier kann man den Logon-Namen und das Passwort festlegen. Das Passwort wird natürlich nicht im Klartext angezeigt, sondern durch Sternchen (*).

Auch eine Passwort-Wiederholung, sowie eine Funktion zur Passwortsicherheit ist mit eingebaut.

Diese prüft ab, wie sicher ein Passwort ist (z. B. Otto = unsicher, hingegen efun39nk2c = sehr sicher). Ist das Passwort zu unsicher, wird eine Message ausgegeben.

In diesem Register wird auch die User-Rolle festlegt. Dies bedeutet, dass User mit unterschiedlichen Benutzerrollen unterschiedlich viele Funktionen (z. B. Anlegen, Ändern, Löschen einer Firma) haben können.

Im vierten und damit letzten Register werden die Angaben zu den Ausbildungsjahren abgefragt, die Grundvoraussetzung für eine richtige Auswertung sind.

In der Ausbilder-Verwaltung werden, wie der Name schon sagt, die Ausbilder-Stammdaten hinterlegt.

Hier werden natürlich nicht so detailierte Angaben wie bei den Azubis benötigt. Eine Zuordnung zu einer Firma ist jedoch schon möglich, Name und Vorname werden genauso angegeben wie Logon, Passwort und User-Rolle.

Eine große spielt natürlich hier auch wieder die User-Rolle, damit die Ausbilder Zugriff auf die Berichtshefte ihrer Azubis haben.

Die Angabe dieser Stunden ist für den Ausbildungsnachweis selbst.

Denn bei z. B. bei Krankheit oder Gleitzzeitabbau an einem Tag genügt ein Mausklick und die Felder werden automatisch gefüllt.

Und dieses automatische Füllen bezieht sich eben auf diese Verwaltung, in der man die verschiedenen Stunden-Angaben hinterlegen kann.

Auch die Feiertags-Verwaltung bezieht sich auf den Ausbildungsnachweis.

Ist ein Feiertag hinterlegt (z. B. 24.12.2004) und man hat im Nachweis noch das Kontrollkästchen "anwesend" aktiviert und will seine Tätigkeiten für diesen Tag eintragen, so poppt eine Meldung auf, dass dieser Tag in der Datenbank eigentlich als Feiertag hinterlegt ist.